J-10 avant le "Big Event" !

Dernière ligne droite avant le séjour le plus important organisé par Café Con Pinto…

Nous sommes à quelques jours avant le début de l'événement, les choses s'accélèrent à l'agence et la pression commence à monter.

Entre les reunions avec le staff du Four Seasons, les briefings avec les guides et les rendez vous avec les différents prestataires, on a pas le temps de s'ennuyer à l'agence.

Nous sommes actuellement en train de coordonner, à la minute près, tout l'évènement et de peaufiner chaque details en essayant de prévoir tout les imprévues possibles.

Pour ma part, mes missions pendant le séjour seront globalement :

- Accueil des participants à l’aéroport en compagnie des guides, prise en charges des bagages avec les autocaristes

- Organisation des transferts hôtel / aéroport / activités

- Aide avec les différents montages (chapiteaux, scènes etc...)

- Vérification des activités avant l’arrivée des participants sur place, accueil et encadrement durant les activités (canopy, randonnée et catamaran)

- Accueil des divers prestataires à l’hôtel etc…

De plus, l’agence a récemment répondu à plusieurs appels d’offres qu’il faut maintenant mettre en place.

C'est à dire que je travaille en collaboration avec ma manager pour imaginer et créer des itinéraires sur mesure, correspondant aux envies, au budget et surtout s'adaptant à la taille des groupes des participants.

Une fois les itinéraires créés, il nous faut les budgéter pour donner une idée aux clients afin qu'ils puissent rajouter, modifier ou enlever des activités ou prestations qui ne rentrent pas dans son budget.

En parallèle à cela, nous vérifions les disponibilités hotellière afin d'éviter de proposer un hôtel à un groupe qui ne possède pas la bonne capacité d'accueil pour ses dates de séjour. La patience, la rigueur et l'organisation sont des compétences importantes à mettre en place pour mener à bien ces missions.

Un fois les disponibilités vérifiées et les "programmes" finis, je suis en charge de créer les présentations (supports de communication) les mettant le plus en valeur et qui seront présentés aux clients. Créativité et originalité sont de mise !